Папки з актами виконаних робіт, кур’єрські накладні, «надішліть, будь ласка, оригінал поштою» — знайома картина для бухгалтерії більшості українських компаній. Тим часом електронний документообіг (ЕДО) давно має таку саму юридичну силу, як папір, а налаштувати його можна за один день. Розберімося, як працює ЕДО в M.E.Doc і чи вигідний він невеликому бізнесу.
Що таке ЕДО і чому це законно
Електронний документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), відповідно до законодавства має таку саму силу, як паперовий із власноручним підписом і печаткою. Акти, рахунки, видаткові накладні, договори, додаткові угоди — усе це можна складати, підписувати й отримувати в електронному вигляді.
Податкова під час перевірки приймає електронну первинку так само, як паперову. Головне — щоб документ був підписаний КЕП уповноважених осіб обох сторін.
Як це працює в M.E.Doc
Модуль «Електронний документообіг» у M.E.Doc дає змогу:
- Створити документ за шаблоном або імпортувати його з облікової системи.
- Підписати КЕП директора й бухгалтера і накласти печатку.
- Надіслати контрагенту, який отримає документ у своїй програмі.
- Отримати назад документ, підписаний другою стороною, і зберегти його в архіві.
Усі документи зберігаються в одній базі зі статусами: надіслано, отримано, підписано, відхилено. Знайти потрібний акт за минулий рік — справа кількох секунд.
Скільки ви економите
Порахуйте свої поточні витрати на паперовий документообіг. Компанія, яка щомісяця відправляє 40 актів контрагентам у різні міста, витрачає на це:
- папір, картриджі й конверти;
- пошту або кур’єрські послуги — від 60 до 100 грн за відправлення;
- години роботи бухгалтера на друк, підписання й пакування;
- час на очікування повернення підписаного примірника.
Навіть за скромних 60 грн на відправлення це понад 2000 грн на місяць лише на доставку. Річна ліцензія модуля ЕДО коштує менше, ніж один такий місяць.
Вартість модуля
Станом на жовтень 2026 року в сертифікованого партнера річна ліцензія модуля «Електронний документообіг» для нового користувача коштує 2400 грн. Модуль працює разом із модулем «Звітність», тож у підсумку ви отримуєте одну програму для звітів і обміну первинкою.
Якщо ви порівнюєте рішення різних розробників, звертайте увагу не лише на те, яка едо медок вартість на рік, а й на те, чи користуються вже цією програмою ваші ключові контрагенти. M.E.Doc має одну з найбільших баз користувачів в Україні, тому ймовірність, що ваші партнери вже в системі, висока.
Як почати
- Перевірте КЕП. Для підпису документів потрібні чинні ключі директора, бухгалтера і печатки.
- Повідомте контрагентів. Узгодьте перехід на електронний обмін, за потреби — додатковою угодою до договору.
- Налаштуйте інтеграцію. Якщо первинка формується в обліковій системі, модуль «Інтеграція з обліковими системами» (близько 1500 грн на рік) дає змогу передавати документи без ручного введення.
- Почніть з частини контрагентів. Переведіть на ЕДО найактивніших партнерів, а решту — поступово.
На що звернути увагу при покупці
Купуючи ліцензію через сертифікованого партнера, уточніть, чи включені у вартість встановлення, оновлення протягом року та технічна підтримка. Це важливо саме для ЕДО: на старті завжди виникають питання щодо налаштування шаблонів і маршрутів підписання. Деякі партнери також безкоштовно налаштовують КЕП при купівлі ліцензії.
Висновок
Електронний документообіг окупається вже в перші місяці: менше паперу, менше витрат на доставку і жодних загублених актів. Актуальна програма медок ціна на всі модулі, включно з ЕДО, зведена в таблиці тарифів сертифікованого партнера — там легко порахувати, у скільки обійдеться ваш комплект.
Авторка, яка захоплюється пошуком корисного в повсякденному. Люблю ділитися простими порадами, цікавими фактами та маленькими відкриттями, які роблять життя легшим і приємнішим.
