У діловодстві заява є одним із найпоширеніших документів. Вона використовується у різних життєвих ситуаціях: при працевлаштуванні, звільненні, оформленні відпустки, поданні скарг чи звернень. Щоб документ був прийнятий та розглянутий, важливо знати, як правильно пишеться заява. У цій статті розглянемо основні вимоги до оформлення, структуру та наведемо корисні приклади.
Що таке заява та коли вона потрібна
Заява — це письмовий документ, у якому автор викладає своє прохання, пропозицію чи повідомлення. Найчастіше її адресують керівництву організації, навчального закладу або установи. Вона складається у вільній формі, але з дотриманням певних стандартів.
Основні випадки, коли може знадобитися заява:
- оформлення на роботу;
- звільнення з посади;
- оформлення щорічної чи додаткової відпустки;
- отримання матеріальної допомоги;
- інші офіційні звернення.
Читайте також: Як навчитися грати на піаніно
Як правильно пишеться заява
Щоб документ був правильним і не викликав питань у роботодавця чи іншої сторони, варто дотримуватися таких рекомендацій:
- писати українською мовою, якщо інше не передбачено законодавством;
- використовувати діловий стиль без зайвих емоцій;
- уникати граматичних і пунктуаційних помилок;
- чітко зазначати причину та мету звернення;
- залишати достатньо місця для підпису та дати.
Структура правильної заяви
У більшості випадків структура заяви є стандартною і містить кілька обов’язкових блоків.
Реквізити одержувача та автора
У верхньому правому куті зазначають:
- посаду та прізвище, ім’я, по батькові особи, якій адресовано документ;
- назву організації чи установи;
- відомості про автора заяви — посаду, підрозділ, ПІБ.
Назва документа
По центру пишеться слово «Заява».
Основний текст
У цьому розділі чітко формулюється суть прохання. Наприклад: «Прошу надати мені щорічну відпустку з 10 липня 2025 року терміном на 14 календарних днів» або «Прошу звільнити мене за власним бажанням з 1 вересня 2025 року».
Дата та підпис
Внизу зліва вказують дату, а справа — підпис заявника.
Приклади заяв
Заява на звільнення
Текст може виглядати так:
«Прошу звільнити мене з посади менеджера відділу продажу за власним бажанням з 15 серпня 2025 року. Причина — зміна місця проживання».
Заява на відпустку
Приклад формулювання:
«Прошу надати мені щорічну основну відпустку з 1 червня 2025 року тривалістю 24 календарні дні».
Заява на роботу
Варіант тексту:
«Прошу прийняти мене на роботу на посаду бухгалтера у відділ фінансового обліку з 10 березня 2025 року».
Поради для оформлення заяви
Щоб документ виглядав охайно та професійно, зверніть увагу на такі моменти:
- використовуйте формат А4;
- друкуйте текст або пишіть розбірливим почерком;
- уникайте зайвих слів та повторів;
- залишайте поля з усіх боків для зручності архівації;
- переконайтеся, що всі дати та дані вказані правильно.
Де знайти зразок заяви
У більшості установ є власні шаблони, але якщо їх немає, можна скористатися загальноприйнятими прикладами. Зразок допоможе швидко оформити документ, уникаючи помилок. Важливо лише адаптувати його під свою ситуацію, адже стандартні форми можуть відрізнятися залежно від призначення заяви.
Поширені помилки при написанні заяв
Навіть простий документ може бути оформлений неправильно, якщо допустити такі помилки:
- невірно вказані реквізити одержувача;
- відсутність дати або підпису;
- зайві пояснення, які не стосуються теми;
- використання розмовних слів та емоційних виразів;
- орфографічні та пунктуаційні помилки.
Висновок
Правильне оформлення заяви — це не лише формальність, а й показник вашої грамотності та поваги до адресата. Дотримання структури, використання ділового стилю та перевірка тексту перед поданням допоможуть уникнути непорозумінь і пришвидшать розгляд звернення. Якщо ви сумніваєтеся, скористайтеся готовими прикладами та адаптуйте їх під власні потреби.
Редактор сайту
